سياسة حفظ وإتلاف الوثائق

أولا : الوثائق الرئيسية ( تحفظ بمكتب رئيس الجمعية ) وتشمل :

1. اللوائح والسياسات المنظمة لعمل الجمعية وما يتعلق بها .
2. سجل العضوية في (الجمعية العمومية – مجلس الإدارة )
3. سجل اجتماعات ( الجمعية العمومية – مجلس الإدارة).
4. القرارات (مجلس الإدارة )
5. سجل المكاتبات والرسائل( الصادر والواردة) .

ثانيا : وثائق الإجراءات ( تحتفظ كل إدارة وفرع بما يخصها ) وتشمل :

1. إجراءات ونماذج العمل في الجمعية .
2. السجلات المالية(المعاملات البنكية -العهد -الفواتير –الايصالات –التبرعات) وما في حكمها .
3. سجل الممتلكات والأصول .
4. التقارير السنوية .
5. إصدارات ومطبوعات الجمعية

يتم تحديد مدة حفظ لجميع الوثائق (كل إدارة فيما يخصها) وفق التالي:

1. حفظ دائم
2. حفظ لمدة سنة
3. حفظ لمدة 3 سنوات

يتم إتلاف الوثائق التي انتهت صلاحيتها عبر (لجنة إدارة الوثائق) والمشكلة من :.

1. مدير الجمعية
2. عضو من مجلس إدارة الجمعية
3. عضو من إدارة الشئون المالية أو من ينوب عنه.
4. عضو من إدارة الموارد البشرية أو من ينوب عنه.

طلب إتلاف وثائق

الإدارة / اليوم / والتاريخ

سعادة رئيس مجلس الادارة …………………………….. وفقه الله 

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ……………….. وبعد

بناء على سياسة الاحتفاظ بالوثائق واتلافها فإننا نعرض لسعادتكم بيان بالوثائق التي انتهت صلاحيتها وهي : 

1. ………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………
3. ………………………………………………………………

وتقبلوا فائق التحية والتقدير … 

مدير : ……………………………………..

الاسم :………………………

التوقيع:………………………