تعالوا نلعب لعبة خفيفة🥳 (طلّع النحال الي بداخلك)

العب الآن

سياسة حفظ وإتلاف الوثائق

مقدمة

هذه الدليل يقدم الارشادات التي على الجمعية التعاونية لتطوير صناعة النحل بالرياض (نحال) اتباعها بخصوص إدارة وحفظ وإتلاف الوثائق الخاصة بالجمعية.

النطاق

يستهدف هذا الدليل جميع من يعمل لصالح الجمعية من موظفين ومديري إدارات وفروع والمساعدين ويقع عليهم مسئولية تطبق ما يرد بها تحت متابعة رئيس الجمعية.

إدارة الوثائق

تحتفظ الجمعية بجميع بالوثائق على النحو التالي :

أولا : الوثائق الرئيسية ( تحفظ بمكتب رئيس الجمعية ) وتشمل :

1. اللوائح والسياسات المنظمة لعمل الجمعية وما يتعلق بها .
2. سجل العضوية في (الجمعية العمومية – مجلس الإدارة )
3. سجل اجتماعات ( الجمعية العمومية – مجلس الإدارة).
4. القرارات (مجلس الإدارة )
5. سجل المكاتبات والرسائل( الصادر والواردة) .

ثانيا : وثائق الإجراءات ( تحتفظ كل إدارة وفرع بما يخصها ) وتشمل :

1. إجراءات ونماذج العمل في الجمعية .
2. السجلات المالية(المعاملات البنكية -العهد -الفواتير –الايصالات –التبرعات) وما في حكمها .
3. سجل الممتلكات والأصول .
4. التقارير السنوية .
5. إصدارات ومطبوعات الجمعية

الاحتفاظ بالوثائق

يتم تحديد مدة حفظ لجميع الوثائق (كل إدارة فيما يخصها) وفق التالي:

1. حفظ دائم
2. حفظ لمدة سنة
3. حفظ لمدة 3 سنوات

يتم الاحتفاظ بنسختين إلكترونية لكل ملف أو مستند حفاظا على الملفات من التلف عند حدوث أحد المخاطر وكذلك لتوفير المساحات ولسرعة استعادة البيانات في وحدة الوثائق الإلكترونية لدى إدارة تقنية المعلومات.
تحفظ النسخ الإلكترونية في وسائط آمنة مثل الخوادم الصلبة أو السحابية أو ما شابهها . تحفظ النسخ الإلكترونية بطريقة منظمة وآمنة حتى يسهل الرجوع للوثائق ولضمان حمايتها من أوجه المخاطر المحتملة.

إتلاف الوثائق

يتم إتلاف الوثائق التي انتهت صلاحيتها عبر (لجنة إدارة الوثائق) والمشكلة من :.

1. مدير الجمعية
2. عضو من مجلس إدارة الجمعية
3. عضو من إدارة الشئون المالية أو من ينوب عنه.
4. عضو من إدارة الموارد البشرية أو من ينوب عنه.

تقوم الإدارة المعنية بالوثائق بإصدار بيان بالوثائق المراد إتلافها (طلب إتلاف وثائق) يرفع لرئيس المجلس. تعقد لجنة الوثائق اجتماعا نصف سنوي لدراسة طلبات الإتلاف المقدمة– إن وجد . ثم يعد محضرا رسميا بإتلاف الوثائق يحتفظ به في مكتب الرئيس.
يتم التخلص من الوثائق التي صدر بها محضر إتلاف بطريقة آمنة وتضمن خصوصية وثائق الجمعية كما تراعي سلامة البيئة وعدم الإضرار بها.
وبذلك تم اعتمادها من قبل مجلس الادارة في الاجتماع السابع والثلاثون (37) لمجلس الإدارة بتاريخ 22/03/2020م

طلب إتلاف وثائق

الإدارة / اليوم / والتاريخ

سعادة رئيس مجلس الادارة …………………………….. وفقه الله 

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ……………….. وبعد

م

اسم الوثيقة

مدة حفظها

تاريخ صدورها

تم نسخها الكترونيا

ملاحظات

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

بناء على سياسة الاحتفاظ بالوثائق واتلافها فإننا نعرض لسعادتكم بيان بالوثائق التي انتهت صلاحيتها وهي : 

  1. ………………………………………………………………
  2. ………………………………………………………………
  3. ………………………………………………………………

وتقبلوا فائق التحية والتقدير … 

مدير : ……………………………………..

الاسم :………………………

التوقيع:………………………

سجل اهتمامك

تواصل معنا

15 + 15 =